Bár már 2006 óta, vagyis 16 éve elektronikus ügyintézésre kötelezték a vállalkozókat, még mindig van, aki fontos ügyekben ajánlott levelet vár a hivataloktól. Pedig ma már minden hatóság, adóhivatal, önkormányzat stb. szinte kizárólag az ügyfélkapus tárhelyre küldi iratait azoknak – például az egyéni vállalkozóknak -, akik rendelkeznek ügyfélkapuval.
Megsokszorozódott mostanában a vállalkozások ellenőrzése. Nem az utcai, próbautasos ellenőrzésre gondolok, hanem a hatóságok által végzett átfogó, főleg az iratok meglétét és érvényességét vizsgáló eljárásokra.
Ezeket minden esetben a székhely szerinti önkormányzatok (fővárosiaknál a kerületi önkormányzatok) kezdeményezik, mégpedig oly módon, hogy bekérik a taxis vállalkozás engedélyeit, bizonyítványait, erről az ügyfélkapus tárhelyre küldenek egy határozatot.
Aztán ezt a vállalkozó vagy elolvassa, vagy nem. Pedig bármilyen okmány, határozat, irat, tájékoztató érkezik az ügyfélkapura arról minden esetben email értesítés érkezik az ott megadott emailcímre. Vajon miért hagyja ezt figyelmen kívül a taxis vállalkozók egy része? Például ezekért:
- Évekkel ezelőtt megnyitotta ügyfélkapuját, de azóta emailcime változott (esetleg többször is), ám ezt a változást nem vezette át az ügyfélkapun. Ilyenkor az értesítések a régi emailcímre érkeznek, amit már nem figyel.
- Érkeznek ugyan értesítések az emailcímre, de azok elsikkadnak a rengeteg hirdetés, ajánlat, spam között, így nem is veszi észre.
- Megkapja az értesítést arról, hogy az ügyfélkapura érkezett valami, csak nem törődik vele.
Komoly problémák adódhatnak abból, ha valaki nem figyeli az ügyfélkapus tárhelyre érkező dokumentumokat:
- Lehetnek hiánypótlási felszólítások, például egy be nem adott – esetleg akár nulla értékű – bevallás tárgyában. Ezt a felszólítást háromszor is megismétlik, a harmadik után már mulasztási bírsággal terhelten.
- Lehetnek közlekedési bírsággal kapcsolatos határozatok. Az ebben jelzett bírság befizetésének elmulasztása esetén végrehajtás indulhat.
- Lehet adó-és járuléktartozásra vonatkozó tájékoztató, a vállalkozó sokszor csak akkor szembesül vele, ha „nullás” igazoláskérését elutasítja a hivatal.
- És végül lehet okmányellenőrzésre való felszólítás, mint ahogy fentebb említettük, ennek figyelmen kívül hagyása egy idő után akár a vállalkozás elvesztését vonhatja maga után!
Ez utóbbival kapcsolatos eset, hogy egyik kollégánk még a második felszólítással sem törődött, de egy jóérzésű önkormányzati ügyintéző valahonnan előbányászta a telefonszámát, és figyelmeztette a kötelezettségre. Ezt nem mindenki fogja megtenni!
Az okmányellenőrzés során jó néhányan azzal szembesültek, hogy valamely engedélyük lejárt. Ezért sem szabad figyelmen kívül hagyni semmiféle email értesítést, ami az ügyfélkapura érkezett üzenetre figyelmeztet. Lehet hogy csak egy – intézkedést nem igénylő – ártatlan befogadó nyugta, vagy általános tájékoztató lesz az, de lehet, hogy a vállalkozást létében fenyegető határozatot kapunk, amire feltétlenül reagálni kell.
Sokan még a mai napig nehezen boldogulnak az ügyfélkapu, a tárhely megnyitásával. Ilyenkor, ha erre vonatkozó email érkezik, célszerű értesíteni a könyvelőt, hogy „jött valami izé, légy szíves nézd meg!”
-oli-
