Meddig őrizzük vállalkozásunk dokumentumait?

 

A vállalkozások adminisztrációja egyre inkább az online megoldások felé halad. Az elektronikus számlázás és az online pénztárgép használata következtében az adóhatóság gyakorlatilag valós időben értesül bevételeinkről. Akkor mégis, mit kellene megőriznünk?

 

Azért így is marad egy pár dokumentum, amit a maga fizikai valójában kell eltennünk. Alapesetben a bevallástól számított ötödik év végéig.  Hogy melyek ezek az iratok, dokumentumok? Nézzük sorjában:

• Kézi számlatömb – bár a legtöbb taxis vállalkozó már online számlázó programot használ, és a taxitársaságok is ezt szorgalmazzák, lehet olyan eset, amikor a kézi számlatömb használatára van szükség. Az ilyen számlatömböket az utolsó bejegyzés dátumától számított ötödik év végéig kell megőriznünk
• Kézi nyugtatömb – egyetlen esetben használhatunk kézi nyugtatömböt, mégpedig akkor, ha az online pénztárgép igazoltan javítás alatt áll. A nyugtatömbbe bejegyzett tételeket az online pénztárgép újbóli használatakor – a napi tételektől elkülönítve – be kell ütni a pénztárgépbe. A használt nyugtatömböket szintén a legutolsó bejegyzéstől számított öt évig kell megőrizni.
• Pénztárgép napnyitás és napi zárás – a napnyitás bizonylatát a nap zárásáig kell csak magunknál tartani, a napi zárás megőrzési kötelezettsége viszont szintén öt év.
• Taxaméter napi zárás – itt évek óta joghézag áll fenn, hiszen a taxióra nyugtát már nem lehet nyugtaként használni (holott az van ráírva), ezért aztán a napi zárások őrizgetése is okafogyottá vált. Mégis azt javaslom, hogy hasonlóan pénztárgépes záráshoz, ezeket is tegyük el az elévülési határidőig.
• Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása – ettől is nagyon elszoktunk már, pedig használata a jelenlegi szabályok szerint kötelező. Ebbe e nyilvántartásba kell felvezetni a kézi számla- és nyugtatömböket, a pénztárgép naplót, a taxaméter naplót, stb. A szokásos öt év a megőrzési határidő.
• Bevételi nyilvántartás – akár katás, akár átalányadózó a vállalkozó, bevételi nyilvántartást vezetnie kell (a tételeseknek a kiadások nyilvántartása miatt pénztárkönyvet is). Megőrzési idő a bevallástól számított öt év.
• Taxaméter adómemória kiolvasás – ezt is hanyagoljuk mostanában, pedig a jogszabály még mindig érvényben van. A kiolvasott adatokról szóló bizonylatot (listát) szintén őrizgetni kell, miután a PTGTAXUZ nevű nyomtatványon adatot szolgáltattunk az adóhatóságnak, és ezeket a taxaméter naplóba is bevezettük. Az öt év itt is érvényes.
• Havi-, negyedéves- és éves bevallások – ezeket már minden esetben elektronikus formában kell beküldenünk, kinyomtatni nem szükséges, azonban a tárhelyre érkező visszaigazoló nyugtákat érdemes a tartós tárba áthelyezni.

A fenti adatok között vannak olyanok, amelyet számítógépen is kezelhetünk. Ilyen például a bevételi nyilvántartás, vagy a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása. Ebben az esetben is érvényes azonban, hogy a hozzáférést az ötödik év végéig biztosítanunk kell.

 

Őszintén szólva ezek a szabályok már elég elavultnak tűnnek, és az ellenőrzéseknél legtöbbször az adóhatóság sem kéri; mindazonáltal változatlanul hatályosak. Gyakorlati tapasztalatok szerint öt év összes papír alapú bizonylata egy cipősdobozban elfér…

 

-oli