Meddig őrizzük? – Számlák, nyugták, bizonylatok

Szinte már nem is keletkezik papír alapú bizonylat egy vállalkozásban. Bevételeinket online pénztárgépen, elektronikus számlán keresztül jegyezzük. Még az esetleges papír alapú számlákat is fel kell utólag töltenünk az adóhatóság szerverére. Van értelme még egyáltalán iratmegőrzésről beszélni?

 

A taxis vállalkozó „irattára” legtöbbször a saját lakásában van. Indokolt tehát időnként selejtezni, megsemmisíteni a már elévült iratokat. Hangsúlyozom a megsemmisítést, mert nem ajánlott az – esetleg érzékeny személyes adatokat tartalmazó – ilyen dokumentumokat egyszerűen a szemétbe dobni (de lehet, hogy kissé paranoiás vagyok…J )

Bár, mint említettük ma már szinte minden az online térben forog, mégis keletkezhetnek vállalkozásunkban olyan iratok, amelyeket a maguk valós papír formájában kell megőrizni. Kérdés, hogy meddig. Az elévülésről szóló jogszabály elég egyértelműen fogalmaz (2017. évi CL. Törvény az adózás rendjéről):

„78. § [A bizonylat megőrzése]

(1) A 77. § (1) bekezdésében meghatározott iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni.

(2) Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat három munkanapon belül be kell mutatni.

(3) Az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított öt évig kell megőriznie.”

 

A szövegben szereplő kifejezés, az „adómegállapításhoz való jog” az adóévet követő évet jelenti. Ettől számított öt évig kell megőriznünk bizonylatainkat. Ilyen lehet például a pénztárgép napi zárása, a kézi számlatömbök maradó példánya, maga a pénztárkönyv, vagy bevételi nyilvántartás – bár utóbbiak már elektronikusan is tárolhatók. Szintén a szigorú számadású nyilvántartások közé tartozik például a pénztárgép- és taxaméter napló.

Fentiek alapján az egyéni vállalkozók 2023 év december 31. napján a 2017 évre vonatkozó számlákat, bizonylatokat selejtezhetik.

Bizonyos, a törvényben rögzítettek szerinti esetekben azonban az elévülési időszak és ez által a megőrzési időszak meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés például meg is szakítja az elévülést (időt adva az adóhatóságnak az esetleges ellenőrzés lefolytatására).

Ugyanakkor, ha a tevékenységét valaki nem egyéni vállalkozóként, hanem bt-ben, kft-ben gyakorolja, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényt is figyelembe kell vennie. Ennek alapján az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és az ezeket alátámasztó dokumentumokat nyolc évig kell megőrizni (169. §).

E fenti két eltérő időtartamot meghatározó jogszabály mellett az alkalmazottakat foglalkoztató vállalkozók a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló, 1997. évi LXXXI. Törvény

előírásainak iratok megőrzésére vonatkozó szakaszait is kötelesek figyelembe venni:

„99/A. §  (1)  A Tbj. szerinti nyilvántartásra kötelezett a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni.”

 

Nem tartom valószínűnek, hogy egy egyéni vállalkozó, aki esetleg néhány hónapig alkalmazottat foglalkoztatott, évtizedekig őrizgetni fogja annak munkaügyi iratait. Ez nem életszerű, és tulajdonképpen okafogyottá is vált, mióta az illetékes szervek a nyilvántartás elektronikus, ezáltal sokkal pontosabb módszerét használják.

-oli-