Számlák az irattárban

Meddig őrizzük?

Mennyi ideig kell megőrizni a vállalkozási iratokat, bizonylatokat?  Mit mond a jogszabály? Vagy jogszabályok? Ideje felkészülni az év végi selejtezésre, amibe a szükségtelenné vált iratok is beletartoznak. Az iratok megőrzését illetően a legfontosabb kérdések egyike, hogy meddig, mennyi ideig kell egyáltalán megtűrni azokat az „irattárban”, ami taxis vállalkozók esetén legtöbbször a lakhatásra szolgáló lakásban, házban van…

A válasz kicsit bonyolultabb, mint azt először gondolnánk. Az iratok megőrzésére, tárolására és selejtezésére vonatkozó rendelkezések ugyanis több jogszabályban is helyet kaptak.

Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) szerint a bizonylatokat az adó-megállapításhoz való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez alapesetben azt jelenti, hogy a bevallás beadási vagy az adófizetési határideje évének utolsó napjától számított ötödik év utolsó napjáig kell a dokumentumokat megőrizni. Most, 2021 év végén a 2015-re vonatkozó számláinkat, bizonylatainkat selejtezhetjük.

Bizonyos, a törvényben rögzítettek szerinti esetekben azonban az elévülési időszak és ez által a megőrzési időszak meghosszabbodhat. Az adózó javára mutatkozó önellenőrzés például meg is szakítja az elévülést (időt adva az adóhatóságnak az esetleges ellenőrzés lefolytatására).
Ugyanakkor, ha a tevékenységét valaki nem egyéni vállalkozóként, hanem bt-ben, kft-ben gyakorolja, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényt is figyelembe kell vennie. Ennek alapján az üzleti évről készített beszámolót, üzleti jelentést és az ezeket alátámasztó dokumentumokat nyolc évig kell megőrizni (169. §).

E fenti két eltérő időtartamot meghatározó jogszabály mellett az alkalmazottakat foglalkoztatók a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló, 1997. évi LXXXI. Törvény előírásainak iratok megőrzésére vonatkozó szakaszait is kötelesek figyelembe venni. Ezek értelmében az öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő ötödik év végéig kötelessége a nyilvántartásra kötelezett munkáltatónak megőriznie az alkalmazottja jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről és a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat.

Nos ezt a határidőt gyanúm szerint nem sokan alkalmazzák, de betartása ennek ellenére kötelező. Tulajdonképpen okafogyottá is vált, mióta az illetékes szervek a nyilvántartás elektronikus, ezáltal sokkal pontosabb módszerét használják.

Jómagam még emlékszem, amikor a Fiumei úti TB székházban a dolgozók külön e célra készült fakeretes hátizsákokban hordták az iratokat egyik irodából a másikba…

-oli-